Hướng dẫn đăng ký và tạo vận đơn trên hệ thống PCS POST

• Đăng nhập qua số điện thoại: Bạn thực hiện nhập số điện thoại sau đó click chọn Nhận mã OTP -> Hệ thống sẽ tự động gửi mã OTP về số điện thoại bạn đã đăng ký -> Nhập mã OTP và click chọn Xác nhận OTP để hoàn tất quá trình đăng nhập

- Trường hợp 2 : Bạn chưa có tài khoản, vui lòng chọn ĐĂNG KÍ để tạo tài khoản trên hệ thống. Điền đầy đủ thông tin như hình hướng dẫn

- Trường hợp 3: Quên mật khẩu:

• Bạn click chọn Quên mật khẩu tại màn hình đăng nhập
• Nhập lại số điện thoại hoặc Email đã đăng ký và nhấn Gửi yêu cầu khôi phục mật khẩu
• Nhập mã OTP được gửi về số điện thoại hoặc Email của bạn và nhập mật khẩu mới -> Xác nhận Đặt lại mật khẩu để hoàn thành đổi mật khẩu.

2. Tạo tạo đơn hàng trong nước

- Khi ĐĂNG NHẬP hệ thống thành công, màn hình người dùng sẽ chuyển sang giao diện người dùng

• Chọn mục Tạo đơn bên thanh menu (Bên trái màn hình) -> Chọn Đơn hàng trong nước

2.1 Nhập thông tin địa chỉ người gửi

- Phần Địa chỉ gửi -> Quản lý địa chỉ

- Sẽ sang mục Cài đặt thông tin gửi hàng -> Bạn click vào button Thêm ngay

- Khi đó màn hình sẽ hiện popup Thêm mới địa chỉ gửi hàng gồm những thông tin người gửi như: Họ tên, Số điện thoại, địa chỉ, Tỉnh thành,… Bạn hãy điền chi tiết như hình bên dưới

- Đây là màn hình địa chỉ sau khi bạn lưu thành công, Phần địa chỉ có này có chức năng cho phép bạn Sửa hoặc Xóa và Thêm địa chỉ gửi hàng

- Người gửi hàng được tạo nhiều địa chỉ khác nhau để thuận tiện hơn khi gửi hàng vào mỗi thời điểm. Ví dụ, địa chỉ gửi hàng tại cơ quan hoặc tại nhà.

2.2 Nhập thông tin người nhận

- Khi đã nhập xong địa chỉ người gửi, hãy quay trở lại màn hình Đơn hàng trong nước. Bạn thực hiện nhập thông tin người nhận (người nhận hàng) vào các trường trên màn hình.

- Ngoài ra, bạn còn có thể lựa chọn những địa danh có sẵn trên hệ thống như Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện, Xã/Phường.

- Nhập chi tiết các thông tin số nhà, tên đường, ngõ, hẻm … Địa chỉ càng chi tiết càng rút ngắn thời gian giao hàng và đảm bảo sự chính xác tối ưu để đơn hàng được giao đến tay bạn.

- Chú ý: Nếu không nhập đủ thông tin hợp lệ ở các trường (*) sẽ không tạo được đơn hàng, các trường thông tin bị lỗi/thiếu sẽ hiển thị viền đỏ đi kèm thông báo lỗi.

2.3 Nhập thông tin hàng hóa

- Người dùng nhập thông tin hàng hóa gồm thông tin hàng về hàng hóa, số kiện, trọng lượng (đơn vị đo lường: Kg),... kích thước

2.4 Chọn Dịch vụ

- Tại đây bạn có thể chọn dịch vụ và xem thông tin cước phí. Hệ thống sẽ gợi ý ra dịch vụ tốt nhất áp dụng cho quá trình vận chuyển giao hàng của bạn.Ngoài ra người dùng có thể xem tất cả dịch vụ bằng cách click -> Tất cả dịch vụ

- Dịch vụ cộng thêm: Khách hàng nếu không chọn thêm dịch vụ nào sẽ chọn “Dịch vụ Khác” hoặc chọn theo yêu cầu

2.5 Thông tin thu hộ, người trả cước, hình thức thanh toán

- Sau khi nhập các bước, người dùng cần bổ sung các thông tin tiền thu hộ, người trả cước, hình thức thanh toán, yêu cầu khác ( khách hàng có thể yêu cầu thời gian giao hàng ...)

• Thanh toán ngay: Áp dụng cho khách hàng gửi hàng khi chưa có Acc chính thức và chưa ký hợp đồng với PCS POST
• Thanh toán sau: Áp dụng cho khách hàng đã có Acc chính thức và đã ký hợp đồng với PCSPOST
• Người nhận thanh toán: Người nhận sẽ chịu cước phí vận chuyển khi nhận hàng. PCS POST sẽ chỉ giao hàng khi người nhận chấp nhận thanh toán

- Cuối cùng khi đã chọn và nhập đầy đủ các thông tin trên, có 2 lựa chọn cho người dùng:  Gửi và in hoặc Lưu lại

• Gửi và in: Với chức năng này, ở phần quản lý đơn hàng, bạn sẽ không thể sửa đổi thông tin đơn hàng đã gửi đi

• Lưu lại: Hệ thống sẽ lưu đơn hàng của người dùng ở trạng thái “mới tạo” và bạn có thể điều chỉnh bổ sung, thay đổi đơn hàng theo mong muốn trong mục Quản lý đơn hàng

-> Hoàn thành quá trình tạo đơn hàng trong nước

3. Tạo tạo đơn hàng quốc tế

- Tạo đơn quốc tế tương tự như tạo đơn trong nước. Một điểm khác so với tạo đơn trong nước, người dùng cần chọn quốc gia mình muốn gửi đơn đến. Các bước tiếp theo tương tự như tạo đơn trong nước.

4. Nhập file excel

- Người dùng có thể tạo nhiều đơn hàng cùng 1 lúc bằng cách nhập file excel. Tại màn hình chính, ấn Nhập Excel.

• Bước 1: Nhấn chọn -> Tải file mẫu bạn điều thông tin như file mẫu vừa tải về

- Lưu ý: File mẫu excel cột dịch vụ khách hàng có thể chọn loại dịch vụ thích hợp như hình bên dưới

• Bước 2: Bạn chọn -> Tải file lên chú ý sau khi tả lên kiểm tra trạng thái các đơn Đơn không hợp lệ, Đơn hợp lệ, Đơn tạo thành công để tránh sai sót.

• Bước 3: Sau khi tải lên khách hàng kiểm tra lại địa gửi hàng đúng chưa, rồi click vào Đồng ý gửi

5. Quản lý vận đơn

- Tại màn hình chính, chọn Quản lý -> Quản lý vận đơn

- Màn hình quản lý vận đơn được chia thành các trạng thái giao hàng khi người dùng click vào Tất cả sẽ hiện tất cả các trạng thái vận đơn

- Trong mục Quản lý vận đơn sẽ bao gồm tất cả những đơn đã được gửi và những đơn đã tạo nhưng chưa được gửi (đơn hàng Lưu lại). Đối với những đơn hàng Lưu lại, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa, bổ sung thông tin đơn hàng bằng cách tích vào ô check box ở đầu và chọn Sửa đơn -> Sau đó bạn thực hiện sửa các thông tin đơn hàng theo mong muốn. Khi đã hoàn thành quá trình chỉnh sửa, bạn click chọn Cập nhật vận đơn và nhấn Gửi đi

- Các thao tác trên màn hình Quản lý vận đơn -> Khách hàng có thể lọc theo kho hàng, trạng thái thanh toán,thời gian, số điện thoại, đơn hàng....

- In: Khách hàng có thể chọn nhiều đơn hàng cần “In” cùng 1 lúc bằng cách, click vào ô check box và click nút In

- Xuất excel: cũng tương tự, Bạn chọn những đơn hàng cần xuất excel, và click nút Xuất excel

6. Quản lý tiền hàng

- Hiển thị toàn bộ thông tin tiền hàng hàng tháng chi tiết về các mục: Đơn hàng chưa trả tiền, Đơn hàng chờ trả tiền, Đơn hàng đã trả tiền của tất cả các vận đơn.

- Khách hàng có thể xem cụ thể dữ liệu tiền hàng tháng bằng cách click chọn thời gian. Hệ thống sẽ trả về kết quả tương ứng ngay trên màn hình.

7. Thống kê tiền hàng

- Màn thống kê tiền hàng Khách hàng có thể chọn thời gian và địa chỉ các kho gửi hàng để xem dữ liệu (1)

- Màn hình sẽ hiện thống kê trạng thái các đơn hàng trong khoảng thời gian đã chọn.: tổng số đơn hàng, tổng tiền thu hộ, tiền cước (2)

8. Tra cứu bưu cục

- Hiển thị bản đồ toàn bộ hệ thống bưu cục của PcsPost. Người dùng có thể tìm kiếm bưu cục theo tỉnh, quận/huyện.

8. Tra cứu cước phí

- Nếu người dùng muốn tra cứu trước cước phí, có thể lựa chọn chức năng này, Chọn địa chỉ kho gửi,Nhập Tỉnh/ Thành phố, Quân/ huyện hệ thống sẽ tính toán cước phí theo hành trình người dùng nhập và tính ra mức cước phí tham khảo.